Termin, Ort, der organisatorische Ablauf und die inhaltliche Gestaltung der Gründungsveranstaltung im Ratssaal der Stadt werden von 11 Gründungsstiftern beraten und beschlossen.
Die Vorbereitung der Dokumente haben Wilfried Holze und Gernot Kunzemann übernommen. Um die musikalische Umrahmung kümmert sich Wolfgang Hasleder, eine wirkungsvolle optische Darstellung des Anliegens und der Ziele der Bürgerstiftung bereitet Dr. Rolf Voß vor. Die Bereitstellung des Saales sichert Silvio Witt zu, auf die Moderation bereitet sich Kathrin Jeromin vor.
Jörg Borchert, Stefan Bünning, Hardi Dräger und Stefan Schulz haben sich bereit erklärt, für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf zu sorgen. Schließlich sind die Gründungsdokumente, das Stiftungsgeschäft, die sogenannte Gründungsurkunde, als auch die Gründungssatzung von jedem der 87 Gründungsstifterinnen und Gründungsstifter jeweils im Original zu unterzeichnen.